Sayangi Website dan Kreativitas Anda dengan Perjanjian

Oleh Hendra W Saputra

Suatu keniscayaan bahwa website akan menjadi kebutuhan utama bagi masyarakat Bali dalam berwirausaha, berorganisasi, berkomunitas ataupun untuk kebutuhan personal. Lantas tidak berarti menjadikan website bernasib seperti ‘kacang goreng’, yang laris manis dan tidak terpelihara dengan baik.

Urusan website akan menjadi bernilai tinggi jika mampu mendatangkan rejeki sebagai alat marketing yang efektif, irit dan bebas polusi (kerta, tinta, dll). Tetapi siapa sangka jika keberadaannya masih saja mendapatkan masalah bagi pemilik website dan pembuatnya. Simak 2 ilustrasi berikut:

Ilustrasi pertama : Kadek mempunyai hobi hebat, mampu mendesain website, menguasai PHP dan MySQL. Setiap didepan laptop, tampak asik dengan grafis dalam Photoshop dan sesekali pindah ke Fireworks. Hasil desain nya ditata rapi menggunakan Adobe Dreamweaver. Ketika siap, dia akan membuka program FTP dan konfigurasi database melalui layar hitam. Ketika file pertama akan diupload, mendadak HP nya berdering. Suara nun jauh itu berucap, “Dek, aku berpikir, logo perusahaan jangan ditaruh di header kiri ya. Itu tidak sesuai feng sui yang barusan kupelajari, jadi pindahin ke sebelah kanan saja“. Kadek pun membatalkan upload dan menuruti permintaan sang pelanggan.

Tiba saatnya hasil desain itu dilihat secara langsung oleh pelanggan. Kadek menjelaskan didepan pelanggan dan para centeng-nya. Hasil kasak kusuk si Bos dan para centeng mengharuskan adanya perubahan sana sini. Dengan semangat 45, Kadek kembali merubah kembali hasil desain tadi. Pada pertemuan kedua, Kadek kembali komat kamit menjelaskan desain website sesuai perubahan kemarin. Detail perubahan sudah akurat dan sesuai permintaan. Rupanya, pertemuan itu menghasilkan kasak kusuk perubahan lagi. Dengan semangat 65, Kadek kembali merubah. Akhirnya terjadi pertemuan ketiga, keempat dan kelima dst. Yup, bisa ditebak, lahirlah semangat 00. Letoy.

Ilustrasi Kedua : Pak Budi berencana membuat website. Dia menemukan beragam perusahaan jasa pembuatan web design (vendor) melalui mbah Google dan membanding-bandingkannya. Ada yang murah dan ada yang mahal. Rupanya salah satu perusahaan yang nangkring di top ten Mbah Google itu menjadi pilihannya. Harga yang ditawarkan cocok sesuai keinginannya, paling murah dan banyak fasilitas yang dijanjikan. Meski lokasi Pak Budi dan vendor itu berjarak 100an km dan terpisahkan oleh laut, dia tetap angkat telpon mengubungi sang vendor. Akhirnya, kesepakatan tercipta melalui telpon dan chatting.

Bulan ke 6 dalam salah satu tahun, Pak Budi transfer separo pembiayaan website ke vendor itu dan mengirimkan data-data mentah dalam CD. Setelah itu, Pak Budi terbuai dalam harapan akan kehebatan websitenya. Buaian itu berjalan terus menerus di bulan ke 7, 8, … 11 dengan seringkali bertelpon hanya untuk menanyakan kabar penyelesaian websitenya. Timbul kepikiran dalam benak Pak Budi ternyata membuat website itu susah sehingga memakan waktu lama.

Terlalu sering kepikiran, tanpa sadar Pak Budi menjadi gelisah, makan tidak enak, omzet bisnis turun, semangat loyo, terus menerus mendapatkan berita dari sang vendor bahwa website masih dikerjakan. Pada akhirnya, Pak Budi marah besar di bulan ke 12. Sang vendor akhirnya memberikan kabar baik kepada Pak Budi. Dengan bergegas online di internet dan membuka website yang dimaksud pada bulan ke 6. Betapa kaget yang didapat ketika website itu hanya tampil 1 halaman saja dengan menu-menu kosong di halaman berikutnya. Sang vendor hanya memberikan tutorial cara update halaman berikutnya.

Beribu pertanyaan dan rasa tidak percaya pada kenyataan berkecamuk dalam otak Pak Budi. Dengan keterbatasan yang ada, dia pelajari tutorial itu dan memasukkan data dari folder yang pernah dikirimkan sebelumnya ke sang vendor. Bulan ke 3 di tahun berikutnya, rasa stres akut mencapai ubun-ubun. Pak Budi lalu curhat ke teman-temannya. Hasil obrolan itu menghasilkan satu referensi perusahaan web design yang bisa dipercaya dan sudah terbukti pelayanannya selama bertahun-tahun. Melalui chatting, Pak Budi curhat ke vendor baru itu dan berkesimpulan untuk pindahkan website dari vendor lama ke vendor baru.

Pak Budi disarankan untuk meminta akses domain name manager dan web hosting website nya ke vendor lama. Apa jawaban vendor lama ?. “Kami tidak bisa memberikan akses domain name manager Pak, lunasi dulu sisa pembayaran pembuatan website itu, baru akan kami kasih akses ke domain name manager-nya“. Yup, itu adalah permasalahan klasik dalam dunia jasa. Andaikan Pak Budi faham akan arti penting domain name, maka ucapan sang vendor lama tidak akan muncul.

Peristiwa diatas akan merugikan dua belah pihak yaitu pelanggan dan vendor. Pihak vendor mengalami kepincangan dalam hal keuangan dan energi semangat kerja. Waktu penyelesaian berbulan-bulan tidak seimbang dengan pemasukan yang didapat dan kejenuhan akan mempengaruhi kreativitas. Sedangkan di sisi pelanggan akan kehilangan waktu untuk marketing mendulang rupiah dan kehilangan semangat.

Kejadian yang merugikan tersebut tidak hanya terjadi pada 2 ilustrasi diatas. Banyak kasus lain, misal kehilangan nama domain, kehilangan data website, sampai pada kasus pemerasan. Bagaimana jika aset website tersebut bernilai milyaran rupiah, berusia puluhan tahun, sudah banyak diketahui orang dan tiba-tiba hilang dari peredaran akibat kelalaian untuk memperpanjang masa sewa domain name ?.

Kita semua ingin menjalani bisnis yang indah, positif dan sehat bagi jiwa raga. Kerugian dalam jasa web development bisa diminimalisir bahkan dihilangkan dengan adanya surat perjanjian kontrak website. Arti penting perjanjian website saya jelaskan secara umum dibawah ini :

Tujuan kontrak perjanjian sebuah website adalah :

• Memberikan kekuatan formal secara hukum keberadaan website.
• Menegaskan posisi kepemilikan website.
• Mengatur hak dan kewajiban antara web developer (vendor) dan pemilik website.
• Memberikan suasana kondusif antara vendor dan pemilik website agar dicapai tujuan yang disepakati.
• Menciptakan bisnis indah dalam hidup tanpa konflik.

Secara garis besar, hal-hal yang akan diatur dalam kontrak perjanjian adalah :

• Menegaskan nama perusahaan nya masing-masing, antara vendor dan pelanggan.
• Merumuskan pola pembayaran.
• Menegaskan jumlah revisi perbaikan website. Mendesain website adalah pekerjaan seni tingkat tinggi. Seni adalah sesuatu yang lentur dan tidak kaku. Maka untuk menghindari ‘kerja bakti’, vendor harus mematematika-kan seni.
• Memperjelas posisi kepemilikan domain name, web hosting, data digital, hak cipta desain dan program.
• Menjabarkan fasilitas website yang akan diterima oleh pelanggan.
• Memberi batasan waktu pengerjaan website.
• Mengatur kompensasi atau ganti rugi akibat dari pengingkaran isi kontrak.
• Menjelaskan masa berlaku kontrak website.
• Menjelaskan biaya perpanjangan tahun berikutnya.
• Menjabarkan hak dan kewajiban setelah masa perpanjangan kontrak.
• Menyepakati jalan keluar jika terjadi permasalahan yang berkepanjangan.
• Dan tanda tangan antara vendor dan pelanggan.

Hal yang perlu dipersiapkan sebelum membuat perjanjian :

• Berdoa, berpola pikir positif dan menuliskannya dengan hati nurani.
• Vendor hanyalah technical support/pekerja seni website. Maka hak (reward) yang didapat adalah uang atau kompensasi lain yang relevan.
• Pelanggan adalah pemilik uang (Raja), maka logika nya adalah domain name dan web hosting itu MILIK sang Raja, asalkan membayarkan biaya 2 unsur tersebut. Atau tergantung dari kesepakatan yang tertuang dalam isi perjanjian. Intinya, yang punya uang adalah pemilik sah ! Titik!.
• Berpikirlah secara pintar untuk menentukan waktu pengerjaan dan berkorelasi dengan biaya pembuatan website.
• Berikan batasan rasional yang memberikan keuntungan bagi vendor dan pelanggan. Misal, waktu revisi, pengumpulan data, waktu presentasi, biaya tambahan, dll.
• Perjanjian kontrak tercipta karena kesepakatan. Jadi musyawarahkan dulu dengan pelanggan sebelum proses tanda tangan. Biasanya memakan waktu dan bertele-tele.
• Hargai kehebatan Anda dalam perjanjian kontrak website. Meski Anda jago website, ahli program, ahli database, ahli linux, ahli begadang, dan ahli hisap (perokok), tanpa kontrak akan merubah hobi Anda menjadi mimpi buruk.
• Jangan lupa memastikan untuk menerima pembayaran dimuka (DP).

Maka, perjanjian itu adalah bukti otentik sah secara hukum. Jika musyawarah antara pelanggan dan vendor mengalami kebuntuan, Anda bisa membawa bukti perjanjian website itu ke Pengacara dan Kepolisian. Tapi tolong jangan ke Dukun, pasti Anda bakal terlibat diskusi teknis tentang pengertian website, apa dan siapakah website itu. Parahnya, sang Dukun mengira website adalah mahluk halus yang tidak terlihat di kehidupan dunia, tapi Anda ngotot bahwa website terlihat jelas di dunia maya. Wew …